Жыл соңындағы жұмыс: артық міндеттерден арылып, нәтижені көрсетудің 6 жолы

Төртінші тоқсанда жобаларды аяқтап, жылдық есептерді дайындап, келесі жылдың жоспарларын келісу қажет. Сонымен қатар күнделікті жұмыс та жалғаса береді. Мерекеге дейін барлық істі аяқтау үшін жүктемені қалай дұрыс бөлуге болады? Fix Price Қазақстан компаниясының кадрлық ресурстар қызметінің басшысы Баян Гидебаева алты кеңес ұсынды, деп хабарлайды ZontNews.kz Inbusiness.kz-ке сілтеме жасап.

1. Басшымен бірге басымдықтарды анықтаңыз

Аяқталмаған міндеттердің тізімін жасап, оны басшыңызбен талқылаңыз. Қай жұмысты мерекеге дейін орындау керегін, қайсысын қаңтарға ауыстыруға болатынын және қандай міндеттердің өзектілігін жоғалтқанын анықтаңыз.

Барлығын орындауға уақыт жетпесе, жұмыс көлемін қысқарту немесе әріптестерді тарту мүмкіндігін қарастырыңыз. SMART жүйесі нәтиже мен мерзімді белгілеуге, ал «маңызды/шұғыл» матрицасы міндеттердің орындалу ретін анықтауға көмектеседі.

2. Өзге командалармен мерзімді келісіңіз

Жыл соңында бірнеше жобаның мерзімі қатар келуі мүмкін. Оларды аяқтауға бір дизайнердің, заңгердің немесе қаржы маманының көмегі қажет болуы ықтимал.

Сондықтан жобаның соңғы мерзімін белгілемес бұрын әріптестердің жұмыс жүктемесі мен демалыс кестесін нақтылаған жөн. Мәселен, таныстырылым жұмаға қажет болып, дизайнер жұмысқа тек бейсенбіде кірісе алса, дайын үлгіні пайдалану, материал көлемін азайту немесе мерзімді өзгерту мәселесін алдын ала талқылаңыз.

3. Жиналыстарға кететін уақытты қысқартыңыз

Егер кездесуде қатысушылар тек атқарған жұмыстары туралы есеп берсе, бұл ақпаратты трекерге немесе ортақ чатқа жазуды ұсыныңыз.

Талқылауды немесе шешім қабылдауды қажет ететін кездесулердің нақты мақсаты болуы керек. Мысалы, мердігерді таңдау, бюджетті келісу немесе жаңа жобаның идеяларын жинау.

Қажетті деректерді алдын ала ортақ құжатқа енгізіп, әріптестерге кездесуге дейін жіберген дұрыс. Жиын соңында қандай шешім қабылданғанын, кімнің жауапты екенін және жұмыстың қашан аяқталатынын жазып қойыңыз.

4. Қазіргі міндетке қажетті дағдыны үйреніңіз

«Жұмыстарымды аяқтап алайын, содан кейін оқуды бастаймын» деген ойдың салдарынан білім алу үнемі кейінге қалып қояды. Нәтижесінде қызметкер жұмысты бұрынғы тәсілмен жалғастырып, уақытын үнемдей алмайды.

Жыл соңындағы міндеттерді жеңілдететін бір дағдыны таңдаңыз. Мысалы, бірнеше бірдей кестені қолмен біріктіріп жүрсеңіз, Excel бағдарламасындағы Power Query құралын меңгеруге болады. Ол бапталғаннан кейін деректерді қайта көшірмей-ақ жаңартуға мүмкіндік береді.

Оқуға қанша уақыт кететінін және жаңа дағдының алдағы жұмыстарда қанша уақыт үнемдейтінін есептеңіз. Оны басшыңызбен келісіп, жұмыс жоспарына енгізіңіз.

5. Түзетулер мен күтпеген тапсырмаларға уақыт қалдырыңыз

Аптаның әр күні толық жоспарланып қойылса, шұғыл тапсырмалар мен түзетулерді кешкі уақытта орындауға тура келеді. Сондықтан күнтізбеде бос уақыт аралығын қалдырыңыз.

Апта соңында бұл уақыттың қандай жұмыстарға жұмсалғанын тексеріңіз. Қайталанатын міндеттерді келесі жоспарға енгізіңіз. Мысалы, құжат тексерілгеннен кейін оны түзетуге қосымша уақыт қажет болатынын алдын ала ескеріңіз.

Мерекеге дейін тапсырылатын жұмысты әріптестердің қашан тексере алатынын да алдын ала келіскен дұрыс.

Демалысқа шығар алдында міндеттер тізімін қайта қарап шығыңыз. Аяқталған жұмыстардың нәтижесін тиісті адамдарға беріп, кейінге қалған тапсырмалардың жаңа мерзімі мен келесі қадамын басшымен келісіңіз.

6. Қызметтік өсу жоспарын талқылаңыз

Егер келесі жылы қызметіңізді жоғарылатуды көздесеңіз, жыл бойы атқарған жұмыстарыңыз бен қосқан үлесіңіз туралы мысалдар жинаңыз. Қандай бастама көтергеніңізді, нені ұйымдастырғаныңызды және қандай мәселені шешкеніңізді басшыңызға көрсетіңіз.

Жобаларды басқаруға қызықсаңыз, келесі жылы шағын жұмыс бағытына жауапты болуды ұсыныңыз. Мәселен, қатысушылармен мерзімді келісу, тапсырмалардың орындалуын бақылау және жобаны соңына дейін жеткізу.

Бұл міндетті негізгі жұмыспен қалай қатар атқаратыныңызды және нәтижені қашан талқылайтыныңызды алдын ала келісіп алған дұрыс. Жыл қорытындысы – тек орындалған тапсырмаларды санау емес, өз нәтижеңізді көрсетуге және келесі кәсіби қадамды белгілеуге қолайлы кезең.